Hồ Sơ Audit Kosher Gồm Những Gì? Hướng Dẫn Chuẩn Bị Cho Nhà Máy

Khi nhận được thông báo audit Kosher, nhiều doanh nghiệp rơi vào tâm lý lo lắng vì không biết Giáo sĩ Do Thái sẽ kiểm tra những gì và liệu nhà máy đã sẵn sàng hay chưa. Bài viết dưới đây, Kosher.vn sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hồ sơ Audit Kosher gồm những gì, vì sao từng loại hồ sơ lại quan trọng. 

Hồ Sơ Audit Kosher Là Gì?

Hồ sơ audit Kosher là tập hợp các tài liệu dùng để chứng minh rằng:

• Nguyên liệu đầu vào phù hợp với  tiêu chuẩn Kosher
• Quy trình sản xuất được kiểm soát và nhất quán
• Nhà máy có biện pháp ngăn ngừa nhiễm chéo giữa sản phẩm Kosher và non-Kosher

Trong quá trình audit, Giáo sĩ Do Thái không chỉ quan sát hiện trường, mà còn đối chiếu rất kỹ giữa:

• Hồ sơ đã đăng ký
• Tài liệu doanh nghiệp cung cấp
• Thực tế vận hành tại nhà máy

Vì vậy, hồ sơ chính là “bản đồ” để Giáo sĩ hiểu và đánh giá toàn bộ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

Phiếu Đăng Ký Kosher

Phiếu đăng ký Kosher là văn bản cơ bản và quan trọng nhất trong hồ sơ audit Kosher. Đây là tài liệu mà Giáo sĩ căn cứ đầu tiên để tiến hành kiểm tra.

Phiếu đăng ký thường bao gồm các thông tin như:

• Danh mục sản phẩm xin chứng nhận
• Nguyên liệu sử dụng
• Quy trình sản xuất
• Nhà cung cấp nguyên liệu
• Địa điểm sản xuất

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý: mọi thông tin trong phiếu đăng ký phải phản ánh đúng thực tế vận hành hiện tại. Nếu trong quá trình sản xuất có bất kỳ thay đổi nào (nguyên liệu, nhà cung cấp, công thức, quy trình…), doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo và cập nhật trước khi diễn ra audit.

Việc không cập nhật thay đổi là một trong những lỗi phổ biến khiến hồ sơ audit Kosher bị đánh giá chưa đạt.

Danh Mục Nguyên Liệu

Trong tất cả các loại hồ sơ, danh mục nguyên liệu là nội dung được Giáo sĩ Do Thái kiểm tra kỹ nhất. Đây là cơ sở để đánh giá sản phẩm có đáp ứng tiêu chuẩn Kosher hay không.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Danh mục nguyên liệu cần liệt kê đầy đủ và chi tiết:

• Nguyên liệu chính
• Phụ gia
• Chất hỗ trợ chế biến

Danh sách này không chỉ dùng cho một sản phẩm, mà cần áp dụng cho toàn bộ danh mục sản phẩm xin chứng nhận.

Trường hợp nguyên liệu có chứng nhận Kosher

Với các nguyên liệu đã có chứng nhận Kosher:

• Chứng nhận phải còn hiệu lực
• Chứng nhận cần được cấp bởi tổ chức uy tín

Doanh nghiệp nên lưu trữ bản sao chứng nhận kèm theo danh mục nguyên liệu để thuận tiện khi Giáo sĩ đối chiếu.

Trường hợp nguyên liệu chưa có chứng nhận Kosher

Không phải tất cả nguyên liệu đều có sẵn chứng nhận Kosher. Với những nguyên liệu này, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu kỹ thuật để Giáo sĩ đánh giá, bao gồm:

• CoA (Certificate of Analysis)
• Specification
• Product Datasheet

Các tài liệu này giúp Giáo sĩ hiểu rõ thành phần, nguồn gốc và cách sản xuất của nguyên liệu, từ đó đưa ra đánh giá phù hợp theo tiêu chuẩn Kosher.

Sơ Đồ Quy Trình Sản Xuất

Sơ đồ quy trình sản xuất là phần không thể thiếu trong hồ sơ Audit Kosher. Tài liệu này giúp Giáo sĩ nhanh chóng nắm được cách nhà máy vận hành, thay vì phải suy đoán qua mô tả bằng lời.

Một sơ đồ quy trình đạt yêu cầu cần thể hiện:

• Toàn bộ các công đoạn từ tiếp nhận nguyên liệu đến đóng gói thành phẩm
• Trình tự các bước sản xuất
• Các điểm giao thoa giữa các dòng sản phẩm (nếu có)
• Phân biệt rõ khu vực sản xuất Kosher và non-Kosher

Sơ đồ càng rõ ràng, chi tiết, quá trình audit càng diễn ra nhanh và hiệu quả. Ngược lại, sơ đồ sơ sài hoặc không khớp thực tế sẽ khiến Giáo sĩ đặt nhiều câu hỏi hơn trong buổi kiểm tra.

Xem thêm: Quy trình chứng nhận để biết thêm nhiều thông tin 

Hồ Sơ Vệ Sinh Và CIP 

Trong hệ thống Kosher, nguy cơ nhiễm chéo là vấn đề đặc biệt được quan tâm. Vì vậy, hồ sơ vệ sinh và CIP (Clean In Place) đóng vai trò rất quan trọng trong audit.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Nhật ký vệ sinh máy móc, thiết bị
• Quy trình CIP đang áp dụng thực tế
• Tần suất và phương pháp vệ sinh

Hồ sơ vệ sinh cần thể hiện rõ rằng:

• Máy móc được làm sạch đúng quy trình
• Không có sự lẫn lộn giữa các dòng sản phẩm
• Các biện pháp vệ sinh được thực hiện nhất quán, không mang tính đối phó

Việc có quy trình vệ sinh tốt nhưng không có hồ sơ ghi nhận đầy đủ vẫn có thể bị đánh giá là chưa đạt trong audit Kosher.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Chuẩn Bị Hồ Sơ Audit Kosher

Từ thực tế tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, có một số nguyên tắc quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ audit Kosher:

• Hồ sơ phải khớp với thực tế vận hành, không chỉ đúng trên giấy
• Tài liệu nên được chuẩn bị trước ngày audit, không làm gấp
• Có một đầu mối chịu trách nhiệm quản lý và giải trình hồ sơ
• Minh bạch về thay đổi giúp xây dựng niềm tin với Giáo sĩ

Trong hệ thống Kosher, trung thực và nhất quán được đánh giá cao hơn việc cố gắng che giấu sai sót nhỏ

Hồ Sơ Audit Kosher Và Vai Trò Của Tổ Chức Chứng Nhận

Mỗi tổ chức chứng nhận Kosher có thể có yêu cầu chi tiết khác nhau về hồ sơ, tùy theo sản phẩm và mô hình nhà máy. Vì vậy, việc làm việc với một tổ chức chứng nhận uy tín ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp:

• Được hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đúng trọng tâm
• Tránh việc phải bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần
• Giảm rủi ro trong quá trình audit

Một trong những tổ chức chứng nhận Kosher uy tín toàn cầu hiện nay là KOF-K Kosher, hiện đã có đại diện tại Việt Nam và hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình đăng ký, audit và duy trì chứng nhận.

Xem thêm: Chứng nhận Kosher tại đây 

Lời Kết 

Hành trình đạt chứng nhận Kosher bắt đầu từ chính sự tỉ mỉ trong khâu chuẩn bị hồ sơ. Hy vọng những hướng dẫn trên đã giúp quý doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và thực tế nhất để sẵn sàng cho buổi Audit Kosher sắp tới. Mọi thắc mắc về quy trình kiểm soát nguyên liệu và thủ tục đăng ký chứng nhận KOF-K toàn cầu, vui lòng liên hệ trực tiếp để được hỗ trợ nhanh nhất:

• Đại diện KOF-K Việt Nam: Ms. Nancy Nguyễn Bảo Trâm

• Hotline/Zalo: 0919 729 288

• Kênh hỗ trợ: Fanpage  chính thức